A deux pas de Lyon, Keyreko est dirigé par son fondateur Damien Vincent, expert-comptable. Ouvert fin 2019, le cabinet compte déjà six collaborateurs, et une clientèle en forte croissance, de professions de santé et de sociétés familiales. Keyreko est membre du groupe Excel et utilise Beeye depuis fin 2019. Témoignage.

"Je voulais être heureux au travail "

Damien Vincent n’a pas toujours été expert-comptable. Il a été soignant pendant 9 ans en CHU et en clinique - urgences, bloc opératoire, service des greffés. Il a ensuite travaillé 5 ans en cabinet avant de poser sa plaque fin 2019. Cette expérience particulière, et d’autres plus personnelles, lui ont forgé une philosophie de travail dans laquelle la bientraitance tient une place centrale.

 « La santé du corps et de l’esprit prime sur tout le reste. Il faut être mieux-traitant vis-à-vis de soi-même, et refuser de s’infliger des pressions et des priorités inutiles. Je voulais être heureux dans mon travail, et avoir les moyens d’allier le conseil à la technicité, au service de mes clients, dans un cadre équilibré et collaboratif ».

Pour y parvenir, Damien Vincent s’est vite rendu compte que la maîtrise des temps passés par ses collaborateurs et lui-même sur les différentes missions était une condition sine qua non. Ainsi par exemple : « Aujourd’hui j’ai beaucoup de demandes en ingénierie patrimoniale, mais comment les intégrer au planning ? Résultat, je ne produis que 15% de ce que je pourrais faire ».

Planification : de la justesse et de la justice !

Pour planifier juste, il faut disposer d’un outil capable à la fois de mesurer et de prévoir.

Pour mesurer, c’est-à-dire connaître précisément la réalité des heures faites par chacun, les feuilles de temps sont notoirement insuffisantes. D’abord parce qu’elles sont souvent très approximatives (en fin de semaine, chacun a tendance à charger le client le mieux doté en budget… et, selon les cas, le plus ou le moins sympathique). Aussi, parce que l’analyse de ces feuilles de temps dans Excel s’avère plutôt laborieuse, remettant à plus tard les transformations nécessaires quant à l’organisation du travail. Surtout, peut-être, parce que ces feuilles de temps « à l’ancienne » sont exclusivement orientées vers la productivité, alors que « les vrais objectifs, ce sont le bien-être au travail, la qualité des missions produites, la diminution de la charge mentale ».

Et quand il s’agit de prévoir, le plus beau des tableurs se trouve vite confronté à ses limites, dont la plus évidente : à peine est-il terminé qu’il est déjà obsolète. Peut-on vraiment répartir le travail équitablement avec un outil aussi rustique ? Damien Vincent a jugé que non, et il a choisi de partager les tâches et gérer le planning de son cabinet en utilisant Beeye.

« Pour soi-même et pour ses collaborateurs, il faut remettre de la justice dans le partage des tâches. C’est une vraie transformation : il ne s’agit pas de (re)faire la décoration, mais de procéder à une rénovation en profondeur, qui passe par l’appréhension des volumes et leur restructuration. L’attention à porter au suivi est d’autant plus
importante ».

Repérer et résoudre la surqualité

Beeye permet à Damien de mieux maîtriser un phénomène bien connu des cabinets : celui de la sur qualité. La surqualité fait partie des notions essentielles des méthodes de management et de gestion sans gaspillage - de ressources humaines ou de matières premières. Sa traque constitue la base du lean management, bien connu des usines automobiles.

« Il faut rester rentable, sans confondre le symptôme et la maladie. Pour moi, on doit gagner en qualité pour gagner en rentabilité. Avec une limite : aller au-delà des attentes du client, c’est bien, mais une survaleur est souvent là pour rattraper une expérience client médiocre. C’est le syndrome du mari exceptionnellement aux fourneaux, qui veut faire un coup d’éclat ! », illustre l’expert-comptable.

En suivant la consommation des budgets temps alloués aux différents clients du cabinet, Beeye lui permet de mieux gérer la qualité de ses services, et de savoir si le mali à venir provient d’une mauvaise organisation, ou d’une mauvaise budgétisation au départ.

Beeye au cabinet : « Il se passe tout de suite quelque chose »

« Nous avons finalement mis trois mois à implémenter Beeye : le départ, pour raisons familiales, du référent qui portait le projet en interne, et les arrêts Covid, ont notablement retardé sa mise en place ». Pour autant, l’outil a commencé à produire ses effets bien en amont de sa mise en œuvre.

« Il s’est tout de suite passé quelque chose. Nous sommes rendus compte de la vision médiocre que nous avions de la charge de travail réelle de nos collaborateurs. La démarche conduite par l’équipe de Beeye, les questions posées, le travail rigoureux sur la nomenclature, ont permis d’affiner le projet et d’entraîner son appropriation par tous. Pour reprendre l’analogie immobilière, avec Beeye, on dresse ensemble les plans de la maison ! »

« Le projet a été très bien accompagné, dans une dynamique toujours positive », ajoute l’expert-comptable. Une demi-journée a suffi pour convaincre tous les collaborateurs d’adopter l’outil, dont la dimension ludique et le système par cartes « Trello-like » change agréablement des obscurs tableaux croisés dynamiques…

Les bénéfices de Beeye pour le cabinet Keyreko sont nombreux

• Responsabilisation : Avec Beeye, chacun commence sa semaine par son organisation individuelle. Cette nouvelle discipline permet une auto-évaluation, et confère une nouvelle faculté à assumer : appeler le client - à l’avance - pour prévenir et expliquer un décalage que l’outil lui a permis d’anticiper. « On ne se perd pas en sur qualité, parce que l’on connait le temps imparti pour la tâche ».

• Bientraitance : Beeye montre à tous la réalité de leur charge de travail. Son usage fait chaque jour « la démonstration du soin qu’apporte le cabinet à ses ressources vives », autrement dit de la bientraitance. Il permet aussi au manager de repérer les collaborateurs en difficulté.

• Visibilité : L’outil met en évidence les lacunes à venir dans les ressources, et permet un recrutement proactif.

• Disponibilité : « La meilleure organisation interne dégage du temps pour mes collaborateurs, qui me délestent à leur tour. Résultat : je suis plus disponible, je peux mieux superviser, mieux suivre notre activité - et celle de mes clients ».

• Qualité de service : L’usage de Beeye permet d’offrir plus de garantie sur les délais : « on peut donner une butée (une dead-line) en sachant qu’elle est réaliste ».

• Data : l’outil remonte des données de gestion interne contextualisées. « Par exemple on peut établir des justificatifs complets qui retracent toute l’activité réalisée pour une entreprise, et fourniront une base précise et documentée de négociation, pour l’année écoulée ou les exercices à venir ».

  
  
  

Après 3 mois d’utilisation, Damien Vincent est conquis par Beeye : « Pour moi Beeye est le seul outil capable d’approcher la gestion interne à partir des collaborateurs et de leurs capacités ».

Et à la question de savoir si cela change quelque chose pour la période fiscale, il répond : « Le rush de la période fiscale n’est bien souvent autre chose qu’un sprint pour rattraper le temps perdu. Avec Beeye, nous lissons nos efforts dans la durée. Le flux de travail est plus régulier, mieux équilibré. Et moi j’ai gagné du temps pour conseiller mes clients et développer le cabinet ». Avant de conclure : « Pour être honnête, je n’en attendais pas tant ! ».

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