Mieux planifier, un passage obligé pour développer de nouvelles missions

Développer de nouvelles missions, d'accord mais comment ?

La très grande majorité des experts-comptables est aujourd’hui convaincue que l’avenir des cabinets passera par le développement de nouvelles missions et de nouvelles sources de chiffre d’affaires. Mais ils se retrouvent souvent démunis lorsqu’il s’agit de passer à l’action. Nous l’entendons souvent dans nos échanges avec eux : « D’accord, nous devons développer de nouvelles missions, mais comment faire ? Nous n’en avons ni le temps, ni les compétences… ».

L’avis de l’expert Beeye

La question des nouvelles missions revient régulièrement dans nos échanges avec les cabinets d’expertise comptable. Le manque de temps est notamment une constante dans la profession, et nombre de cabinets ne voient pas comment ils pourraient les développer alors qu’ils ont tout juste le temps de produire leurs missions traditionnelles !

L’objectif de cet article n’est pas de détailler la démarche pour développer de nouvelles missions[1]. Mais rappelons tout de même quelques évidences. Pour y parvenir, les experts-comptables vont notamment devoir :

• Trouver les missions adaptées à leur cabinet : stratégie suivie, attentes des clients, compétences et appétences de l’équipe, etc.
• Définir et formaliser les process de production et de vente de ces nouvelles missions. Autrement dit, répondre en même temps aux questions : « comment les produire ? » et « comment les vendre ? ».
• Libérer du temps aux équipes. Si personne n’est disponible, personne ne développera jamais de nouvelles missions !
• Réorganiser la production réglementaire traditionnelle. Nombre de missions d’accompagnement étant très liées à elle, il s’agit d’un point impératif pour être efficace.
• Mieux utiliser les compétences disponibles. Tout le monde au cabinet ne sera pas en mesure de sortir du cadre traditionnel. Il va donc falloir revoir l’allocation des ressources et, donc, par ricochet, repenser l’organisation du travail et des missions au sein du cabinet.
  

En quoi une planification peut vous aider à développer de nouvelles missions ?

Bien sûr, la planification n’est pas une baguette magique qui va permettre de répondre à elle seule à toutes ces problématiques. Mais son efficience n’en constitue pas moins une condition sine qua non pour développer de nouvelles missions : pour gagner du temps, certes, mais aussi pour réorganiser les activités du cabinet.

Une planification efficace permet de gagner du temps

Face aux évolutions en cours (et à venir) au sein de la profession, les cabinets doivent d’abord gagner du temps. Pour y parvenir, on parle beaucoup, à juste titre, de l’automatisation des tâches de production et de la révision des process de production. Ces deux leviers sont incontournables et les cabinets doivent les activer.

Il existe une troisième dimension pour gagner du temps : l’amélioration de la planification. Or, l’expérience montre que, pour diverses raisons, ce levier est souvent sous-exploité par les cabinets. Ceux-ci ont beaucoup investi dans les outils liés à la production, mais beaucoup moins dans les méthodes, et très peu dans l'organisation.

La planification s’avère pourtant très efficace ! C’est en effet elle qui permet de tenir les délais et les budgets. Une planification en temps réel permet de gérer des imprévus : une absence, une mission exceptionnelle… afin de préserver la performance du cabinet et la sérénité des équipes. Aujourd’hui, la majorité de la profession planifie la période fiscale en début de saison. Mais cette planification présente souvent deux gros défauts :

• Elle prend énormément de temps aux associés et/ou aux chefs de missions.
• Elle est difficile à suivre et à adapter au fil de la période[2].

Dans ces conditions, les cabinets y renoncent très souvent. Ils se contentent de réaliser une planification « à la louche » pour « voir si ça passe ». Mais ils n’en tirent aucun avantage concret pour leurs agendas. Ils ne sont pas en mesure d’identifier les compétences qu’ils pourraient libérer pour faire face à un imprévu ou à une demande spéciale. Conséquence : quand une opportunité se présente, les associés la gèrent souvent eux-mêmes, s’ils le peuvent encore, ou sont contraints de la refuser.

L’avis de l’expert Beeye

La bonne organisation du travail est clé pour l’efficacité, et donc la rentabilité des cabinets. Bien sûr, il est possible de planifier sous Excel, comme le font encore beaucoup de professionnels. Mais cette solution est chronophage, et très difficile à actualiser en temps réel. C’est la raison pour laquelle nous avons inventé un outil dédié à la gestion des plannings des cabinets. Il offre une grande souplesse en matière de planification pour affecter les tâches et les dossiers, gérer les imprévus, les nouvelles missions, les absences et les départs de collaborateurs, etc. Il permet également de partager en temps réel l’information avec l’ensemble de l’équipe. Avec Beeye on dispose d’une vue d’ensemble des contraintes de chaque membre de l’équipe, à tout moment. En cas d’imprévu, il est très facile d’identifier des solutions pour retrouver de la souplesse dans les agendas. Le gain de temps est réel.

Une planification efficace permet de mieux imbriquer les nouvelles missions avec les anciennes

La plupart des nouvelles missions d’accompagnement sont très liées à la mission traditionnelle de production des comptes. Certaines se situent en amont - gestion administrative, secrétariat, facturation, etc., et d’autres en aval, comme le pilotage de l’activité et de la trésorerie.

Il faut donc que les interventions des uns et des autres soient parfaitement coordonnées. Si l’un des intervenants prend du retard en donnant la priorité à un autre dossier, il bloque toute la chaine de production. La coordination minutieuse des interventions constitue donc un incontournable pour que les nouvelles missions s’emboitent bien avec les anciennes.

Inutile de dire que pour faire cohabiter anciennes et nouvelles missions avec des intervenants différents sur les différentes étapes de production de la mission, une bonne planification est absolument indispensable !

L’avis de l’expert Beeye

Les nouvelles missions n’obéissent pas au rythme des déclarations ou de la période fiscale. Les cabinets ont besoin d’une planification beaucoup plus fine, à la semaine et même à la journée. Sans l’outil approprié, il est quasiment impossible d’en disposer, sauf à multiplier les tableaux Excel… et d’y consacrer un temps conséquent.

Beeye permet différentes approches de la planification selon les besoins de l’utilisateur. On peut ainsi disposer d’une vision très macro, en grandes masses, pour s’assurer de la disponibilité globale des ressources, et une approche très micro, au jour le jour, pour s’assurer que chaque collaborateur sera sur le bon dossier au bon moment.

Une planification efficace permet de libérer des compétences rares

Autre avantage, et non des moindres : une planification fine et en temps réel des tâches de toute l’équipe permet de (mieux) gérer l’allocation des ressources rares. Or dans le cadre du développement de nouvelles missions, cette question revêt une importance déterminante[3].  

Tous les collaborateurs ne seront pas en mesure de les réaliser. Les cabinets vont donc devoir affecter les compétences là où elles seront réellement indispensables. Pour le dire autrement, il est contreproductif de confier des tâches basiques à un collaborateur capable de réaliser des tâches plus complexes qu’il est le seul à pouvoir prendre en charge. C’est le fameux principe de subsidiarité qui veut qu’une personne ne doit réaliser une tâche que si un collaborateur de niveau inférieur n’est pas en mesure de le faire.

Pour mettre en œuvre ce principe, les cabinets vont devoir planifier leurs dossiers différemment, non plus en fonction du temps disponible par collaborateur, mais en fonction de ces compétences rares. Autrement dit, si un seul collaborateur du cabinet est capable de présenter les chiffres à un client, il sera prioritairement affecté aux dossiers qui comportent ce type de prestation. Et, dans un second temps, on affectera les tâches actuelles de ce collaborateur à d’autres membres de l’équipe qui sont en mesure de les effectuer.

C’est donc toute l’approche de l’affectation des dossiers qu’il va falloir revoir. On n’affectera plus des dossiers complets à un collaborateur, mais des blocs de tâches (des morceaux de missions) en fonction des compétences de chacun. Pour ce faire, il faudra naturellement disposer d’une bonne vision de ces blocs de tâches, des compétences nécessaires à leur réalisation, et enfin des compétences de chaque collaborateur.

L’avis de l’expert Beeye

Le découpage des missions par niveau de difficulté et par collaborateur n’est pas facile sans un outil adapté. Beeye propose de créer des modèles de missions avec des blocs de tâches identifiés et les compétences correspondantes. Une fois le profil de chaque collaborateur renseigné, la planification n’est plus une corvée ; elle prend même un caractère ludique - ce sont ses utilisateurs qui l’affirment !

Optimiser la planification, une étape clé dans le développement du cabinet

L’optimisation de la planification constitue une arme de choix pour les cabinets dans leur stratégie de développement de nouveaux services. Outre le gain de temps direct, elle permet de mieux organiser la production des ces missions et donc, in fine, de gagner en efficacité et de mieux répondre aux attentes des clients.

Pour résumer, une planification efficace doit reposer sur les grands principes suivants :

• Etre réalisée, suivie et mise à jour en temps réel,
• Travailler à l’échelle des blocs de tâches et non plus des dossiers entiers,
• Optimiser l’allocation des ressources rares,
• Etre très facile et rapide à réaliser

Pour toutes ces raisons, le recours à un logiciel comme Beeye a toutes les chances de devenir rapidement incontournable. Pour en savoir plus sur les fonctionnalités de l’outil : https://www.mybeeye.com/.

Et bien sûr, si vous avez des questions sur l’organisation des cabinets, qui pourraient faire l’objet d’un prochain article, n’hésitez pas à nous les poser à cette adresse. Nous y répondrons avec plaisir dans le cadre d’un prochain article.

[1] Pour plus de détails sur cette question, vous pouvez notamment vous reporter aux deux dernières études du think tank de la profession comptable, Les Moulins : https://lesmoulins.club/

[2] Pour aller plus loin sur cette question de la planification, vous pouvez vous reporter à un de nos précédents articles : https://www.mybeeye.com/blogue/p%C3%A9riode-fiscale-croiser-les-doigts-ou-agir

[3] Pour aller plus loin sur cette question de l’allocation des ressources rares, vous pouvez vous reporter à un de nos précédents articles : https://www.mybeeye.com/blogue/quand-les-experts-comptables-refusent-des-clients

Photo : www.unsplash.com