Facturation électronique : Le guide pour tout comprendre

Une révolution à ne pas manquer

ll y a peu, la facture électronique n’avait pas d’existence juridique. Aujourd’hui, elle est obligatoire pour l’ensemble des transactions avec le secteur public via Chorus Pro et le sera progressivement à partir de l'entrée en vigueur de la réforme pour toutes les opérations interentreprises domestiques. Convaincues que la facture électronique est un instrument puissant de modernisation et de lutte contre la fraude, les autorités françaises et européennes sont à la fois instigatrices et bénéficiaires de cette évolution.

Dans son rapport « La TVA à l’ère du digital en France », publié en octobre 2020, la Direction Générale des Finances publiques fixe quatre objectifs à l’instauration de l’obligation de facturation électronique :

« renforcer la compétitivité des entreprises grâce à la diminution de la charge administrative de constitution, d’envoi et de traitement des factures au format papier ainsi qu’à la sécurisation des relations commerciales ;
lutter contre la fraude fiscale et diminuer l’écart de TVA au moyen de recoupements automatisés ;
permettre la connaissance au fil de l’eau de l’activité des entreprises afin de favoriser un pilotage plus fin des actions du Gouvernement en matière de politique économique
faciliter, à terme, les déclarations de TVA par le pré-remplissage. »

Pour les entreprises, les avantages liés à la mise en place du format facture électronique ne font donc aucun doute :

productivité accrue des services comptables,
meilleures qualité et disponibilité de l’information,
diminution des risques et des litiges,
réduction des coûts liés au papier (affranchissement, archivage, etc.)

Pour les cabinets d'expertise-comptable, la Facturation Electronique est un excellent tremplin pour adopter les bons outils numériques qui leur permettront de diversifier les missions de leurs collaborateurs (tâches à forte valeur ajoutée, telles que le conseil et l'analyse) et de se hisser au rang de partenaire stratégique, en tant qu'ambassadeurs de la réforme Facturation Electronique auprès de leurs clients.

Pour que toutes les entreprises, notamment les plus petites, et que tous les cabinets d'expertise-comptable puissent respecter leurs obligations – actuelles et futures - et tirer pleinement bénéfice de la Facturation Electronique, nous avons essayé de répondre ici à toutes les questions qu’elles se posent.

Pour avoir les idées claires, il convient de bien comprendre les deux cadres légaux qui distinguent :

- la numérisation des factures consistant à réaliser une copie électronique à valeur probante à partir d‘une facture papier ;

- et la facture électronique qui désigne la transmission de factures nativement électroniques entre deux parties.

De la facture papier à la copie numérique fiable : de quoi parle t-on ?

Pour obtenir une copie numérique fiable, la copie numérisée doit pouvoir démontrer qu’elle est fidèle « en image et en contenu » à l’original d’après les conditions fixées par l’arrêté du 22 Mars 2017, application de l’article 1379 du Code civil, qui instaure l’équivalence entre les documents sur support électronique et les écrits sur support papier. Une fois la facture numérisée dans les formes, elle devra être conservée pour une durée minimum de 6 ans en lieu et place de son équivalent papier pour satisfaire à d’éventuels contrôles de l’administration fiscale.

Entrée en vigueur de la réforme : la facture électronique obligatoire pour tous ! Comment préparer l’évolution règlementaire ?

Sans vous déplacer et à l'heure que vous choisissez, nos experts répondent à vos questions.

Qu'est-ce que la facturation électronique ?

Pour répondre à la question qu'est-ce que la facturation électronique, il convient avant tout de connaître les textes règlementaires qui encadrent son évolution à commencer par la directive européenne 2010/45/CE de 2010, transposée en droit français en 2013, qui la définit tout en lui donnant sa première existence juridique.

Concernant les formats de facture, il est désormais autorisé aux professionnels d’utiliser le format qu’ils souhaitent, papier ou électronique, ce dernier n’étant plus élément déterminant.

En effet, une facture est définie aujourd’hui, par son contenu et non par son contenant. Tout support incluant l’ensemble des éléments qui composent une facture (coordonnées de l’émetteur, du preneur, date et numéro de la facture, quantité et dénomination des biens livrés ou services rendus ……) doit être considéré comme une facture.

Plusieurs critères doivent cependant être respectés, garantir l’authenticité de l’origine de la facture, l’intégrité de son contenu ainsi que la lisibilité de cette dernière.

Afin de répondre à ces exigences, l’article 289 du Code général des impôts précise que « l'assujetti peut émettre ou recevoir des factures :

1° Soit sous forme électronique en recourant à toute solution technique autre que celles prévues aux 2° et 3°, ou sous forme papier, dès lors que des contrôles documentés et permanents sont mis en place par l'entreprise et permettent d'établir une piste d'audit fiable entre la facture émise ou reçue et la livraison de biens ou prestation de services qui en est le fondement ;

2° Soit en recourant à la procédure de signature électronique avancée définie au a du 2 de l'article 233 de la directive 2006/112/CE du Conseil du 28 novembre 2006 précitée en ce qui concerne les règles de facturation. Un décret précise les conditions d'émission, de signature et de stockage de ces factures ;

3° Soit sous la forme d'un message structuré selon une norme convenue entre les parties, permettant une lecture par ordinateur et pouvant être traité automatiquement et de manière univoque, dans des conditions précisées par décret. »

La procédure de signature électronique pour l'émission et la réception de factures

La généralisation de la facture électronique s’inscrit dans un mouvement plus large de dématérialisation des échanges, que la crise sanitaire du SARS-Cov2 a encore contribué à accélérer.

Cette mutation ne saurait toutefois être complète que si toutes les étapes de la transaction sont elles-mêmes dématérialisées, en particulier la signature, qui scelle l’accord entre les parties. Or, il existe aujourd’hui pour cela un cadre juridique et technologique suffisamment robuste.

Juridiquement, la loi française 2000-230 du 13 mars 2000 et le règlement européen eIDAS de 2014 fournissent un socle de confiance indispensable au développement des transactions électroniques.

Technologiquement, les avancées récentes en matière de chiffrement permettent de garantir :

l’identité des signataires,
le caractère non-falsifiable, l’irrévocabilité et l’unicité de leur signature,
l’intégrité du document signé.

En outre, les solutions de signature électronique offrent des fonctionnalités supplémentaires (signature en masse, workflows de validation, etc.) qui en démultiplient les bénéfices pratiques.

L’archivage des factures fournisseurs :
obligation ou précaution ?

Qu’il s’agisse de la copie numérique d’une facture papier ou d’une facture nativement électronique, les exigences en matière d’archivage sont les mêmes. Durant toute la durée légale de conservation (notamment six ans pour le fisc, dix ans pour les documents commerciaux), le système d’archivage doit être capable de garantir l’authenticité de l’origine, l’intégrité du contenu et la lisibilité du document. Pour cela, il est impératif de recourir à une solution qui soit dédiée à cet usage, un système d’archivage électronique SAE) comme le préconise la norme NF Z42-013, capable de sécuriser et tracer l’accès aux documents. Enfin, le fichier devra être assorti, au choix, d'un de ces procédés techniques garantissant l'intégrité de ces fichiers dans le temps :

Un cachet serveur fondé sur un certificat au moins conforme au référentiel général de sécurité de niveau une étoile (RGS*);
Une empreinte numérique ;
Une signature électronique fondée sur un certificat au moins conforme au référentiel général de sécurité de niveau une étoile (RGS*) ou d’un dispositif de sécurité équivalent délivré par une autorité agréée : on identifie la personne qui a réalisé (ou est responsable) de la copie ;
Chaque fichier doit être horodaté.

Enfin, dans tous les cas, le système et le processus d’archivage de factures fournisseurs doivent être détaillés dans une documentation spécifique. Ils seront testés et contrôlés régulièrement pour s’assurer qu’ils permettent toujours de respecter l’ensemble des exigences.

Le saviez-vous ?

Toutes les entreprises et organisations qui ont déjà choisi une solution de facture électronique disposant des briques technologiques indispensables, bénéficient déjà de :

La dématérialisation et l’automatisation du Purchase-to-Pay complet
La capture omnicanal pour gérer la transition
Le traitement automatique des documents électroniques pour extraire les données requises de la facture
L’interopérabilité simplifiée entre systèmes

La réforme facture électronique

Sous l’impulsion du gouvernement, le calendrier du passage à la facture électronique s’accélère, notamment pour le secteur privé. La loi n°2020-1721 du 29 décembre 2020 de finances pour 2021 marque une nouvelle étape importante puisque le texte autorise l’exécutif à préciser par ordonnance les modalités de ce basculement dont le principe était d’ores et déjà acté. La DGFiP préconisait de fixer l’obligation d’acceptation par les entreprises des factures électroniques dès l'entrée en vigueur de la réforme et d’échelonner l’obligation d’émission en fonction de leur taille. Pour les entreprises, il est donc grand temps d’agir afin de préparer sereinement cette révolution autour de la facture électronique, de se familiariser avec les nouveaux acteurs et de tirer sans plus attendre les bénéfices associés à cette réforme.

Découvrez notre FAQ facture électronique !

Avec cette réforme, l’Etat ne fait pas mystère de ses intentions. Son objectif premier est de lutter contre la fraude et de sécuriser la collecte de la TVA – sa principale recette fiscale – tout en limitant les contrôles manuels. Grâce aux données collectées, il aura aussi une visibilité sans précédent sur l’activité économique globale et par secteurs, ce qui lui permettra de piloter beaucoup plus finement son action. Enfin, il cherche aussi à soutenir les entreprises en endiguant le fléau des retards de paiement, qui fragilisent les PME, et en contribuant à leur compétitivité via la réduction du coût global du processus de déclaration et de facturation. A ces économies, de l’ordre de 50 %, s’ajoutera une diminution du nombre de litiges du fait de la normalisation du processus et de sa transparence accrue.

Ces bénéfices, les entreprises peuvent en profiter sans attendre l'entrée en vigueur de la réforme en s’équipant d’une solution d’automatisation du processus P2P (purchase to pay). Compatible avec le futur dispositif, elle leur permettra d’optimiser et d’automatiser leurs processus comptables et de se préparer en douceur à la généralisation inéluctable de la facture électronique.

Jean-François Defudes, Avocat Associé, Delsol Avocats

Facture électronique et logiciel : comment s'équiper efficacement ?

D’ici la date de la fin de la facturation papier entre assujettis à la TVA, le format papier continuera à être utilisé par certaines organisations;

L’un des éléments essentiels pour réussir cette transition est naturellement de bien choisir son logiciel pour la facture électronique pour à la fois être en mesure de recevoir et traiter pour quelques années encore des factures papier et préparer le passage à la facture électronique dès maintenant.

Il est recommandé de s’équiper d’une solution capable d’assurer la captation et le traitement de factures de tous formats, d’uniformiser le process comptable et de garantir la conformité actuelle des procédures (PAF, copie fiable, archivage légal, etc.) Cette mutation doit pouvoir s’opérer en toute simplicité, rapidement et permettre aux entreprises de digitaliser et automatiser les processus de bout en bout et de faire d’une obligation légale une opportunité.

Factur-X : de quoi s'agit-il ?

Si le passage à la facture électronique se fait de façon aussi rapide et massive, c’est dû en grande partie à la souplesse technique accordée par les textes. Sous l’impulsion des pouvoirs publics français et européens, la facture électronique ne cesse de gagner du terrain.

Prochainement en France, ce sont des factures nativement électroniques qui seront échangées entre entreprises assujetties à la TVA. Parmi les différents formats utilisés, nous retrouvons le format Factur-X. Dans ce format hybride, la facture se présente sous la forme d’un document PDF dans lequel est incorporé un fichier XML réunissant les données essentielles conforme à la norme européenne, et directement accessible par les solutions de traitement de factures dans l’objectif d’automatiser l’enregistrement comptable.

Facturation électronique : les plateformes PDP au cœur de la réforme

Après une longue gestation, les grands principes et modèles de la réforme qui vise à généraliser la facture électronique sont à présent connus. À compter de l'entrée en vigueur de la réforme, toutes les entreprises assujetties à la TVA basées en France, quelle que soit leur taille, auront l’obligation d’accepter les factures électroniques, donc d’avoir la capacité technique de les traiter.

À partir de ce même moment, les grandes entreprises devront en outre émettre toutes leurs factures électroniquement. Puis, ce sera au tour des entreprises de taille intermédiaire. Enfin, suivra la fin définitive de la facturation papier, y compris pour les commerçants, les artisans et les indépendants.

Plusieurs choix s'offrent alors aux entreprises pour s'assurer d'être conformes à la mise en place de la réforme :

le Portail Public de Facturaction (PPF)
ou une Plateforme de Dématérialisation Partenaire (PDP).

Dans ce paysage entièrement dématérialisé, les plateformes de facturation électronique, et plus précisément les plateformes de dématérialisation partenaires, PDP sont appelés à jouer un rôle central.

Cyrille Sautereau, président du Forum National de la Facture Electronique, revient sur les points clés à retenir.

"Les PDP ont vocation à devenir des interlocuteurs quotidiens des entreprises et un rouage clé de leurs processus de gestion. Elles assureront la liaison avec l’administration fiscale, d’une part, et avec leurs clients et fournisseurs, d’autre part."

Cyrille Sautereau, Président Forum National Facture Electronique

Tour d'horizon de la facturation électronique en Europe

Depuis la directive européenne 2014/55/UE2 promulguée le 16 avril 2014, la Commission européenne intensifie ses intentions de faire de la facturation électronique le mode de facturation le plus répandu dans l’UE dans le cadre des marchés publics. Cette directive, entrée en vigueur en avril 2019, impose aux autorités publiques européennes d’émettre et de recevoir des factures électroniques conformes à la Norme européenne. Le Comité Européen de Normalisation (CEN) a été chargé par la Commission européenne d'élaborer ce standard. Dès lors, nous assistons à une mise en conformité progressive de tous les pays membres ; en France, comme nous l'avons décrit, mais également chez ses voisins.

L’Italie par exemple est un des pays précurseurs de la généralisation de la facturation électronique. Depuis 2014, la facturation électronique auprès des administrations publiques (B2G) est obligatoire. En 2019, cette obligation s’étend au secteur privé (B2B).

En Belgique, l'obligation de la facturation électronique s'étend : en novembre 2020, la facture électronique est déployée en région flamande et région de Bruxelles, dans le cadre des échanges B2G. En Janvier 2022, cela devient également le cas pour la région de Wallonie ! le gouvernement belge parle d’étendre cette exigence aux échanges B2B comme le déclare le ministre des Finances, Vincent van Peteghem, dans la note de politique générale Finances 2022 : "A l’avenir, les entreprises seront tenues d’envoyer et recevoir les factures au format électronique !”

La transition vers la facture électronique au Luxembourg remporte aussi un franc succès. Le gouvernement a commencé par son instauration et son obligation dans le cadre des transactions B2G, pour ensuite encourager la norme à s'étendre aux autres cadres transactionnels.

Même si l'extension de l'obligation de la Facturation Electronique aux échanges B2B n'est pas d'actualité en Belgique et au Luxembourg, les entreprises belges et luxembourgeoises ont tout intérêt à faire le choix de ce mode de facturation dès maintenant, notamment par le biais du réseau PEPPOL.

L'engouement pour la facture électronique en Suisse aussi, ne cesse d'accroître ! L’intention du gouvernement est de généraliser cette pratique, dont les bénéfices sont désormais reconnus et non négligeables.

Vous voulez en savoir plus sur les règles et obligations qui s'imposent à vous en matière de facturation électronique ?

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