Pourquoi analyser ses FEC ? Témoignage utilisateur du Groupe CHD

Véritable sujet d’inquiétude lors de sa mise en application en 2014, le Fichier des Écritures Comptables est aujourd’hui une source de valeur ajoutée pour les professionnels du chiffre. Et l’expert-comptable a là un rôle essentiel à jouer. Retour d’expérience du groupe CHD, qui s’est équipé de notre solution ComptaSecure (anciennement Runview Analytics) pour intégrer un processus d’audit systématique du FEC dans ses travaux de révision comptable.

L’analyse des FEC est au cœur de la stratégie du groupe CHD depuis maintenant 2 ans. Implanté principalement sur le Nord de la France, ce groupement de cabinets réunit plus de 500 collaborateurs sur une trentaine de sites géographiques. Yohan Berland, Chef de mission et expert-comptable mémorialiste, revient sur l’intérêt de contrôler le Fichier des Écritures Comptables et sur le partenariat entre ComptaSecure et CHD.

7 ans après son instauration, que représente aujourd’hui le FEC et quelle est l’utilisation qui en est faite ?

Le Fichier des Écritures Comptables est l’extraction complète des journaux comptables d’une entreprise dans un format strictement normé, qui est défini à l’article A47 A-1 du Livre des Procédures Fiscales. Il est, depuis quelques années, devenu le pivot des contrôles par l’administration fiscale, puisqu’il précède toute vérification de comptabilité informatisée de nos clients.

C’est une data comptable normalisée qui est donc idéale pour les contrôleurs : ils peuvent désormais analyser la comptabilité des contribuables de manière automatisée et à grande échelle. Pour cela, la DGFiP utilise le programme Alto 2, un logiciel d’analyse conçu par l’administration fiscale et pour l’administration fiscale.

A l’heure actuelle, en cas de vérification de comptabilité, ce fichier doit obligatoirement être remis dans un délai de 15 jours.

Comment envisagez-vous l’évolution des obligations fiscales, dans un futur à moyen terme ?

Dans les années à venir, il est probable que la communication du FEC devienne spontanée et obligatoire pour l’ensemble des contribuables concernés. On imagine bien qu’il pourrait prochainement être transmis obligatoirement tous les ans avec la liasse fiscale ; et à terme de manière plus régulière avec le dépôt des déclarations (mensuelles ou trimestrielles) de TVA. Ce sont des pratiques qui sont déjà en place chez certains de nos voisins européens.

Il apparaît alors impératif, pour les cabinets qui ne s’y sont pas encore attelés, d’être capable d’anticiper les contrôles fiscaux et les évolutions à venir en matière de communication du Fichier des Écritures Comptables. Un cabinet d’expertise comptable ne peut pas se permettre d’être moins bon que l’administration fiscale sur le sujet.

Comment le groupe CHD a-t-il procédé pour anticiper ces évolutions ?

Chez CHD, nous avons souhaité mettre en place un processus de contrôles réguliers de la qualité des FEC. Nous nous sommes alors rapprochés de ComptaSecure en 2019 pour intégrer systématiquement un processus d’audit du Fichier des Écritures Comptables dans nos démarches de révision comptable.

C’est un logiciel intégralement en ligne, spécialisé dans le traitement automatisé des données comptables et qui rend l’analyse du FEC accessible aux professionnels du chiffre. Au-delà d’effectuer des contrôles de conformité structurelle, la solution propose des contrôles à plus forte valeur ajoutée.

Parmi la multitude de logiciels présents sur le marché, pourquoi vous êtes-vous dirigés vers ComptaSecure ?

S’équiper d’un outil d’examen du FEC était un projet de grande ampleur pour notre groupe en 2019, nous avons donc étudié toutes les solutions qui s’offraient à nous. Nous aurions pu utiliser un logiciel d’analyse de données « générique » (type ACL, IDEA…) mais cela aurait nécessité un travail important en interne, du temps et des compétences que nous n’avions pas. La deuxième possibilité était de se tourner vers la solution d’un éditeur spécialisé.

Notre choix s’est porté sur ComptaSecure (anciennement Runview Analytics) car nous avons été convaincus par sa simplicité d’utilisation et de fonctionnement : le logiciel est accessible pour tout collaborateur, même ceux qui n’ont pas de pratique en matière d’audit.

Nous avons également été séduits par la réactivité des équipes, et leur volonté d'améliorer constamment leur produit. Ils sont à l’écoute de leurs utilisateurs et fonctionnent dans une réelle démarche de co-construction. C’est quelque chose d’assez rare sur le marché, car il arrive que des éditeurs vendent une solution clé en main et ne soient pas toujours enclins à enrichir le produit, pour répondre à l’évolution des besoins clients.

Quels contrôles sont proposés par ComptaSecure ?

Le Fichier des Écritures Comptables est un document qui présente une double particularité : c’est un fichier à plat, ce qui ne facilite pas sa lecture directe ; mais sa force réside dans sa standardisation, laquelle permet des analyses fines et exhaustives. ComptaSecure présente ainsi plus de 70 tests, répartis en six catégories.

Les premières analyses, qui peuvent à première vue paraître relativement basiques, ont une utilité fondamentale : elles portent sur la conformité de la structure du fichier.

La plateforme contrôle ensuite la qualité comptable. On retrouve par exemple des tests qui visent à s’assurer que les comptes de virements internes sont soldés (comptes 471 et 180), à contrôler l’équilibre de toutes les écritures, ou encore à vérifier la cohérence de la chronologie des événements comptables…

Les tests de risque fiscal s’intéressent principalement à l’Impôt sur les Sociétés et à la TVA. Quant au risque de fraude, les algorithmes repèrent, entre autres, les écritures qui sont saisies ou validées le weekend ou les jours fériés ; les règlements en espèces de montants importants qui dépassent les plafonds autorisés…

Des tests de contrôle interne sont également proposés, avec par exemple une analyse des schémas comptables, et la recherche de mots clés suspects dans les libellés d’écriture. Pour finir, la dernière catégorie de tests récemment mise en ligne porte sur la gestion et la trésorerie.

Comment intégrez-vous ComptaSecure à vos processus ?

Utiliser ComptaSecure en cabinet permet d’agir sur deux volets essentiels à la profession.

En premier lieu, cette solution permet une « pré-révision » par l’analyse de FEC provisoires (dont les écritures ne sont pas encore validées). De cette manière, la révision des comptes peut être faite au fil de l’eau et aider à l’établissement du dossier de travail. Cela permet d’éviter les « goulots d’étranglement » récurrents en cabinet pendant la période fiscale.

L’outil permet aussi de procéder à un « pré-contrôle fiscal », et ainsi anticiper le risque fiscal des clients. Au-delà de la conformité technique, le logiciel permet par exemple de reconstituer la balance générale, les quatre premiers feuillets de la liasse fiscale (états financiers), et apporte une assistance précieuse en matière de cadrage TVA.

ComptaSecure est-il dédié aux commissaires aux comptes ou aux experts-comptables ?

Il convient aux deux cas de figure. Chez CHD, nous l’utilisons dans nos missions d’expertise comptable pour procéder à des contrôles automatisés au niveau de la révision des comptes. Mais il existe aussi un intérêt certain en audit légal (et contractuel), notamment les tests de risque de fraude qui sont une composante importante du plan d’audit.

De manière générale, à partir du moment où l’on dispose du Fichier des Écritures Comptables, que ça soit en expertise comptable ou en commissariat aux comptes, le logiciel procède à un audit automatisé de toutes les écritures comptables : chaque utilisateur peut ensuite se concentrer sur les analyses qui l’intéressent.

Quel retour pouvez-vous faire de votre collaboration avec ComptaSecure ?

Notre phase de test a duré un an et est désormais achevée. Nous travaillons actuellement sur le déploiement de la solution sur l’ensemble des bureaux du groupe CHD.

Les résultats sont pour l’instant assez prometteurs. Les essais sur les premiers bureaux ont permis de déceler très rapidement des anomalies dans certaines comptabilités : des schémas d’écritures comptables anormaux, non-conformes à ce qui est censé se pratiquer en matière de réglementation comptable, des factures de vente manquantes… Cela nous a par exemple permis de détecter quasi-instantanément une non-conformité sur la structure du fichier à la suite d’une mise à jour de notre logiciel de comptabilité, que l’on n’aurait pas repéré autrement.

Si certains des contrôles proposés par l’outil pourraient se faire manuellement (sur Excel, par exemple), c’est lorsque le nombre d’écritures ou de dossiers à analyser devient important que ComptaSecure prend tout son intérêt : effectuer des contrôles automatisés, rapides et standardisés. On gagne ainsi énormément en productivité.