"Nous savons que cette période peut être source de stress et d'anxiété"
14.04.2020
Gestion d'entreprise
Chaque semaine, retrouvez notre interview sur un sujet d'actualité. Les cabinets comptables s'adaptent au contexte de crise actuelle et s'organisent en interne. In Extenso a mis en place une cellule de soutien psychologique pour accompagner ses collaborateurs et associés et a renforcé la digitalisation de la relation client. Explications d'Anaïs Coquet, DRH adjointe.
Depuis le 17 mars, date du début du confinement annoncé par le président de la République, nous avons décidé de la fermeture totale de nos agences et mis tous nos collaborateurs en télétravail en moins de 48h. Notre cabinet pratiquait déjà le télétravail, une fois par semaine, mais cette fois nous l'expérimentons à grande échelle. La plupart des salariés avaient déjà un ordinateur portable professionnel qu'ils ont amené à leur domicile et utilisent la messagerie et Skype pour communiquer. Ceux qui n'avaient pas d'ordinateur portable ont été outillés. Nous avons envoyé un mail à tous nos clients pour les informer que nos agences étaient fermées mais que nos collaborateurs restaient mobilisés et à leur disposition.
Les clients sont de plus en plus nombreux à utiliser notre portail Inexweb qui leur permet de faire des envois de pièces depuis leur smartphone (scan de pièces comptables, de factures...). On assiste à un renforcement de la digitalisation de la relation client durant cette période. Reste toutefois des documents papier que certains clients continuent d'amener au cabinet. Alors, une fois par semaine, un associé se déplace à l'agence pour aller chercher le courrier. Mais c'est tout. Nous n'avons plus de rendez-vous client en présentiel.
Nous apportons également du contenu à nos collaborateurs en interne car beaucoup d'actualités sortent sur la crise du Covid-19 (aides aux entreprises, activité partielle, etc.). Toutes les semaines, nous publions une sorte de bulletin « quoi de neuf ?» en format powerpoint pour aider nos collaborateurs à informer leurs clients. Ces derniers sont très demandeurs d'informations et nous voient comme des conseillers utiles.
Les spécialistes de nos Points C, qui accompagnent les créateurs d'entreprises, ont beaucoup moins d'activité en ce moment. De même, nos hôtes et hôtesses d'accueil.
Nous avons fait une demande d'activité partielle pour deux de nos entités : Point C pour les conseillers création et « finance et transmission ». Pour le reste de l'activité d'expertise comptable, nous sommes en réflexion. A ce jour, nous sommes plus dans la démarche de prise de congés payés.
Nous avons agi par anticipation car nous savons que cette période peut être source de stress et d'anxiété et être amenée à durer. Le numéro vert a été lancé le 27 mars. Il est ouvert 24h/24 et 7j/7. Pour ceux qui préfèrent l'écrit, un chat est aussi mis en place. Enfin, une plateforme permet de prendre rendez-vous en ligne avec un psychologue. C'est une équipe extérieure de psychologues qui intervient. L'avantage est la possibilité d'accéder à une tierce personne, en toute confidentialité. Communiquer avec son n+1 peut être plus difficile, même si les managers ont aussi reçu des conseils pour dialoguer avec leurs équipes.
Nous avons reçu un très bon accueil des associés et des collaborateurs sur la démarche. 15 appels ont été dénombrés depuis le 27 mars. Les préoccupations sont pour moitié personnelles (organisation familiale...) et pour moitié professionnelles (organisation du travail, charge de travail en plus...). Ce numéro vert s'adresse non seulement aux collaborateurs mais aussi aux associés qui peuvent demander des conseils pour communiquer avec leurs collaborateurs et s'en servir comme d'un relais.
Nous avons renforcé nos reporting groupe et nous analysons les conséquences de cette crise sur notre trésorerie. Mais à ce jour, nous n'avons pas d'alerte majeure. Nous réfléchissons déjà à l'après crise et préparons la reprise de l'activité. Cette crise doit nous permettre de tirer parti de ce qui a marché pendant cette période. Par exemple, nous envisageons l'organisation de webinaires pour nos collaborateurs sur comment s'organiser en télétravail, etc. Et vis-à-vis de nos clients, nous réfléchissons à davantage de dématérialisation (par la signature électronique...).