Le mode de comptabilisation des logiciels dépend de différents critères que sont l'acquisition ou la production et l'usage qui en est fait. Un logiciel autonome à usage interne acquis ou créé sera généralement immobilisé dès lors que les conditions d'activation des coûts supportés par l'entreprise sont remplies.
Un logiciel autonome à usage commercial sera comptabilisé en immobilisations incorporelles ou en stock selon qu'il est ou non, destiné à être vendu. C'est le cas du logiciel mère, immobilisation incorporelle et des reproductions comptabilisées en stock. C'est aussi le cas des dépenses de développement ou de mise à jour du logiciel qui peuvent être immobilisées sous conditions.
La commission des missions comptables (doctrine EC 2018-42) précise que lorsque les dépenses de mise à jour d'un logiciel proviennent d'une commande unique mais peuvent être vendues à d'autres clients, elles doivent être immobilisées.
Comptabilisation des logiciels concédés à des clients : le principe de la comptabilisation en stock
Les logiciels acquis ou créés, destinés à être vendus sont comptabilisés en charges puis en stock à la clôture de l'exercice, dès lors qu'ils ne remplissent pas les conditions fixées à l'article 611-2 du PCG. Il peut s'agir d'encours de production ou de stocks de produits finis.
La règle est la même lorsque les dépenses sont réalisées dans le cadre d'une commande unique d'un client, même si ces dépenses sont importantes. Ces dépenses d'amélioration sont comptabilisées en stock.
C'est ce que précisait déjà un avis CNC n°31 repris au recueil des normes comptables pour les logiciels spécifiques, conçus pour les besoins d'un seul utilisateur.
De la même manière, les coûts de paramétrage, de formation des utilisateurs, de développement spécifique et d'interface au moment de la vente sont des charges. Elles entrent dans le coût de production des stocks de produits finis à la clôture de l'exercice.
Les conditions de l'immobilisation des améliorations d'un logiciel concédé à des clients
À l'inverse, dès lors que les coûts de production ou d'acquisition d'un logiciel entrent dans la catégorie des frais de développement, ils sont comptabilisés en immobilisations incorporelles.
Lorsque les dépenses d'amélioration réalisées dans le cadre d'une commande unique peuvent être diffusées auprès d'autres clients, elles constituent des frais de développement du logiciel et peuvent être immobilisées. Elles suivent alors le même régime que les dépenses de conception du logiciel mère, logiciel standard vendu aux clients.
Les conditions à remplir sont alors au nombre de deux, prévues par l'article 611-2 du PCG :
- le projet doit avoir de sérieuses chances de réussite et de rentabilité commerciale ;
- l’entité manifeste sa volonté de produire le logiciel concerné et de s’en servir durablement pour les besoins de la clientèle et identifie les ressources humaines et techniques qui seront mises en œuvre.
Ces conditions sont remplies lorsque les améliorations sont proposées aux autres clients lors d'une mise à jour ultérieure par exemple.
L'immobilisation incorporelle ainsi dégagée doit faire l'objet d'un plan d'amortissement dont la durée tient compte des perspectives de commercialisation du logiciel amélioré.
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