Pour accélérer le processus et améliorer l'information produite, la communication revêt une importance particulière. Documenter ses travaux et apprendre de ses erreurs pour améliorer les clôtures suivantes, quelle que soit la périodicité est tout aussi important. Découvrez nos pistes de réflexion pour entrer dans un cercle vertueux.
L'amélioration de la clôture des comptes n'est pas qu'une question de technologies
Se tenir informé des dernières technologies pour automatiser le maximum de tâches sans passer par le tableau Excel est primordial. Les gains de temps peuvent être considérables et la clôture, anticipée parfois de plusieurs jours.
Mieux encore, le personnel antérieurement occupé à la saisie peut être formé à l'analyse des données ou à la recherche d'informations. Ces salariés connaissent l'entreprise et ses méthodes de travail, une connaissance qui facilite leur adaptation à leurs nouvelles fonctions.
De nombreuses écritures de fin d'exercice peuvent être préparées à l'avance et finalisées au moment de la clôture. C'est le cas des amortissements par exemple, voire de certaines dépréciations. L'automatisation facilite généralement ces travaux anticipés.
L'amélioration de la clôture des comptes peut dépendre de la communication entre les services
La communication liée à la clôture des comptes ne doit pas s'arrêter aux services comptables et financiers. Toute personne qui détient des informations utilisées par les services comptables doit être intégrée dans cette communication.
Les services comptables s'ouvrent et communiquent avec les autres services. L'objectif est d'obtenir les bonnes informations, le plus tôt possible. Une information de mauvaise qualité peut impacter l'image fidèle et la fiabilité des comptes.
La publication d'un calendrier de clôture avec les personnes à contacter en cas de problème peut être une bonne solution pour être sûr d'obtenir les informations à temps et éviter les surprises. Imaginez que les services informatiques se lancent dans une maintenance de plusieurs heures sur les ordinateurs de la société au mauvais moment.
La communication autour de la clôture des comptes se doit donc d'être la plus large possible.
Lister les travaux importants et standardiser les procédures permet de gagner en efficacité
La liste des travaux importants à réaliser avant la clôture quelle que soit sa périodicité, mensuelle, trimestrielle ou annuelle peut inclure les écritures d'inventaire à réaliser et leur date limite de passation prévue.
Chaque écriture d'inventaire sera détaillée en retenant le type d'écriture, les comptes à utiliser, une description. Un bon moyen de ne pas en oublier.
La standardisation des procédures permet ensuite de conserver la connaissance dans l'entreprise et de la réutiliser. Les absences ou le départ des salariés ont ainsi moins d'impact sur le respect des délais de clôture.
Apprendre de ses erreurs pour les clôtures suivantes
L'organisation de l'entreprise doit non seulement lui permettre d'apprendre de ses erreurs passées mais également d'entrer dans une procédure continue d'amélioration des opérations de clôture des comptes.
Tout repose ici sur la flexibilité et l'organisation. Il s'agit d'encourager les participants à évoluer sans cesse pour améliorer leur pratique au quotidien. Il s'agit aussi d'encourager le partage des meilleures pratiques.
Ce partage peut se faire dans le cadre de réunions post-clôture, au cours desquelles, les principaux intervenants pourront échanger et alimenter la réflexion sur l'organisation de la période de clôture écoulée. Un tableau de bord avec un certain nombre d'indicateurs clés peut être créé à cet effet.
Pour plus d'informations sur la clôture des comptes, nos formateurs vous attendent le 7 et 8 juin, ou le 20 et 21 septembre ou le 6 et 7 novembre à Paris ou le 8 et 9 octobre à Lyon pour une formation pour organiser la clôture des comptes et réduire les délais
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